Bidang Kearsipan

Tupoksi Bidang Kearsipan

1. Bidang Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan perumusan, penyusunan, penyelenggaraan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan.
2. Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) , Bidang Kearsipan mempunyai fungsi :
   1. Perumusan dan penyusunan rencana kegiatan dibidang kearsipan;
   2. Pemberian petunjuk teknis dibidang kearsipan;
   3. Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi penerapan kebijakan dibidang kearsipan;
   4. Pelaksanaan, pengawasan, dan pembinaan kearsipan, pengolahan arsip dinamis, arsip statis, dan layanan pemanfaatan arsip dibidang kearsipan;
   5. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dibidang kearsipan;
   6. Penyusunan laporan pelaksanaan kebijakan dibidang kearsipan;
   7. Pengevaluasian program kerja/tugas yang telah dilaksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan;
   8. Pembagian tugas kegiatan kepada bawahan dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing-masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
   9. Pemberian petunjuk kepada bawahan agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan  ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
   10. Penilaian hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil (SKP);
   11. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

Tupoksi Seksi Pembinaan Kearsipan

1. Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan, koordinasi, penyusunan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kebijakan dibidang pembinaan kearsipan.
2. Rincian tugas Seksi Pembinaan Kearsipan adalah sebagai berikut:

• Menyiapkan bahan perumusan dan penyusunan rencana kegiatan dibidang pembinaan kearsipan;
• Menyiapkan bahan pemberian petunjuk teknis dibidang pembinaan kearsipan;
• Menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi penerapan kebijakan dibidang pembinaan kearsipan;
• Menyiapkan bahan analisa kebutuhan dan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan;
• Menyiapkan bahan pelaksanaan bimbingan super visi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD), Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Partai Politik (Parpol), lembaga pendidikan dan lembaga kearsipan Daerah dan masyarakat;
• Menyiapkan bahan pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan kearsipan;
• Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan kearsipan;
• Mengevaluasi program kerja/tugas yang telah dilaksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan;
• Membagikan tugas kegiatan kepada bawahan dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing-masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
• Memberi petunjuk kepada bawahan agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan  ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
• Menilai hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil (SKP);
• Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

Tupoksi Seksi Pendataan dan Pengolahan Kearsipan

1. Seksi Pendataan dan Pengolahan Kearsipan mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan, koordinasi, penyusunan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kebijakan dibidang pengolahan arsip dinamis dan arsip statis.
2. Rincian tugas Seksi Pendataan dan Pengolahan Kearsipan adalah sebagai berikut :

• Menyiapkan bahan perumusan dan penyusunan rencana kegiatan dibidang Pendataan dan Pengolahan Kearsipan;
• Menyiapkan bahan pemberian petunjuk teknis dibidang Pendataan dan Pengolahan Kearsipan;
• Menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi penerapan kebijakan dibidang Pendataan dan Pengolahan Kearsipan;
• Menyiapkan pemindahan arsip inaktif, penyiapan penataan arsip inaktif, penyiapan alih media dan reproduksi arsip vital, arsip aset, dan arsip inaktif;
• Menyiapkan bahan penetapan status arsip statis;
• Menyiapkan bahan penyerahan arsip stastis, penerimaan fisik dan daftar arsip statis, penyiapan informasi arsip statis, penyiapan penataan fisik arsip statis, dan penyusunan guide, daftar dan inventaris arsip statis;
• Menyiapkan bahan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan perlindungan arsip statis;
• Menyiapkan bahan perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip statis akibat bencana;
• Menyiapkan alih media dan reproduksi arsip statis dan, penyiapan pengujian autentisitas arsip statis;
• Menyiapkan bahan pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dibidang Pendataan dan Pengolahan Kearsipan;
• Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan dibidang Pendataan dan Pengolahan Kearsipan;
• Mengevaluasi program kerja/tugas yang telah dilaksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan;
• Membagikan tugas kegiatan kepada bawahan dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing-masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
• Memberi petunjuk kepada bawahan agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan  ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
• Menilai hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil (SKP);
• Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

Tupoksi Seksi Akuisisi dan Pengawasan Kearsipan

1. Seksi Akuisisi dan Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan akuisisi/penelusuran arsip yang bernilai guna informasional dan kesejarahan.
2. Rincian tugas Seksi Akuisisi dan Pengawasan Kearsipan adalah sebagai berikut :

• Menyelenggarakan kegiatan akuisisi arsip dari instansi pemerintah, swasta, organisasi dan/atau perorangan/masyarakat;
• Menyusun program kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip;
• Menginventarisir hasil reproduksi/reprografi khazanah arsip;
• Melaksanakan Pengeditan hasil peliputan/rekaman dalam bentuk jurnal atau tema tertentu;
• Melaksanakan Pengambilan film/foto yang bernilai guna;
• Melaksanakan penerbitan naskah sumber dan penyusunan sejarah lisan;
• Mengevaluasi program kerja/tugas yang telah dilaksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan;
• Membagikan tugas kegiatan kepada bawahan dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing-masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
• Memberi petunjuk kepada bawahan agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan  ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
• Menilai hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil (SKP);
• Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.