Sekretariat

Tupoksi Sekretariat

1. Sekretariat mempunyai tugas mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan surat menyurat, rumah tangga, perencanaan, perlengkapan, keuangan, kepegawaian, pembinaan organisasi, tatalaksana dan perundang-udangan serta memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh unit di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan supaya tertib administrasi dalam organisasi serta dapat berjalan sesuai aturan yang telah ditetapkan.
2. Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1),  Sekretariat mempunyai fungsi:
   1. Penyusun rencana dan program dengan berkoordinasi dengan Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan dan melalui rapat-rapat koordinasi sehingga rencana program dapat tersusun dan baik serta tepat sasaran;
   2. Pengelola administrasi kepegawaian dengan berkoordinasi dengan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian melalui kelengkapan Data Kepegawaian sehingga data yang tersusun akurat dan baik;
   3. Pengelola urusan keuangan dengan koordinasi dengan Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan  melalui pengendalian, penataan dan pengawasan sehingga rencana kegiatan keuangan dapat terprogram dengan baik;
   4. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran pendapatan dan belanja, pembukuan, perhitungan anggaran, verifikasi dan perbendaharaan baik secara rutin, berkala dan tahunan;
   5. Pelaksanaan kegiatan rumah tangga dan perlengkapan dengan pengendalian kegiatan yang ada di DPA dan data dari setiap satuan kerja serta koordinasi dengan subag Umum dan Kepegawaian dengan memperhatikan kebutuhan-kebutuhan rumah tangga dan perlengkapan kantor baik peralatan kerja, kebersihan sehingga dapat terlaksana dengan tertib, baik dan tepat sasaran;
   6. Penyelenggaraan surat-menyurat, kearsipan, ketata laksanaan, humas dan penyusunan perundang-undangan berdasarkan peraturan Bupati tentang tata naskah sehingga kegiatan dapat terlaksana sesuai aturan dan baik;
3. 7. Penyiapan bahan perumusan rencana dan program serta memfasilitasi dan melaksakan kerjasama dibidang Perpustakaan dan Arsip dengan berkoordinasi melalui rapat-rapat dan program melalui Sub bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan  sehingga rencana program sesuai peraturan yang berlaku, tepat sasaran dan terlaksana sesuai jadwal yang sudah ditetapkan;
   8. Pelaksanaan bahan pengelolaan anggaran, verifikasi system akutansi Pemerintah Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan Ganti Rugi (TP-TGR) dan tata usaha keuangan atas pertanggungjawaban keuangan kantor;
   1. Penyiapan bahan analisa rencana dan program Perpustakaan dan Arsip;
   10. Penyiapan perumusan tentang data asset dan perlengkapan pada setiap satuan kerja sehingga semua data asset dan perlengkapan terkendali dan baik;
   11. Penyiapan keperluan dan kelengkapan kantor baik keuangan maupun perencanaan pada sekretariat sehingga semua dapat terlaksana sesuai dengan ketentuan yang telah direncanakan;
   12. Penyelenggaraan monitoring dan pengendalian persiapan dan laporan dinas dengan rapat-rapat koordinasi, pengawasan secara intensif;
   13. Pembagian tugas kegiatan kepada bawahan dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing-masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
   14. Pemberian petunjuk kepada bawahan agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan  ketentuan Peraturan Perundang-undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja;
   15. Penilaian hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil (SKP);
   16. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.